掌握对账要诀，避免买家扯皮2025-09-04

在国际贸易中，贸易双方对债务金额的争议时有发生，特别是合作多年的老买家，因交易周期长、笔数多、账目复杂等原因，在双方合作破裂时，买方往往不配合对账，债务金额更是难以厘清。故在国际贸易中，与买家及时、准确地进行对账是维护长期合作关系、减少贸易纠纷的重要措施。

基本案情

2024年10月，出口企业A向中国信保报损，反馈其长期合作的老买家B于2024年9月开始发生了超50万美元的拖欠，包括未到期的货款，买方总欠款金额逾120万美元。

中国信保委托海外渠道调查后了解到，买方承认交易和收货，但对债务金额提出异议。买方反馈债务金额仅为102万美元。根据双方提供的应收明细，双方对于合作初期的8万美元定金是否已冲抵完毕、Credit Note抵扣的具体类目、付款币种对应的汇率折算、个别发票号码无法对应等问题存在争议。

出口企业表示，由于双方账目差异涉及的交易时间跨度长，单据多，短期内难以厘清。为缓解出口企业A的资金紧张压力，中国信保针对案件项下保险责任清晰、损失金额已确定的损失部分业务102万美元，先行启动定损核赔程序进行赔付。就贸易双方之间的差异款项，鉴于贸易双方仍需时间核对账目协商解决，中国信保后续将结合出口企业需求及贸易双方对账协商情况再行审理。

案件启示

在国际贸易实践中，常见的对账不清晰主要原因包括：单据与记录不一致、付款币种和交易币种不一致时适用的折算汇率不明确或汇率波动、支付流程复杂性、Credit Note抵扣类目不明确、历史遗留问题累积等。通过体系化的对账管理，有助于贸易双方及时确认交易的准确性，同时能及时发现问题，提升差异处理效率，进一步增强双方合作的信任度。

第一，建议建立统一的对账数据标准。

首先，应统一货币单位，约定以稳定货币为基准，避免汇率波动干扰。另外，明确约定汇率锁定时点（如合同签订日、发货日、付款日），避免双方记账金额的折算差异。

其次，明确约定银行转账中的中间行费用、汇款手续费的承担方，避免隐性费用分歧而导致实收金额低于发票金额。

再次，双方对账时采用的编码体系需一致，为每笔交易分配唯一编号，考虑到一份合同通常会分批次发货，建议采用发票号作为对账编号。

第二，建议建立定期对账机制。原则为高频次、短周期，建议每月1次，旺季可缩短至两周，避免累积差异。对账应采用滚动对账法，每次对账涵盖前三个月交易，覆盖账期重叠部分。同时，建议明确对账结果处理方式，可在合同中明确处理流程，或建立异议沟通升级机制，设定财务专员→双方财务主管→高层会议的阶梯式沟通机制，及时高效解决对账问题。

第三，建议多维度核对内容。首先，对账单中基本的财务数据需全面，不能仅采用简单月度总额对账的方式，应列明发票号、发票金额、已付/未付余额、滞纳金、折扣等。另外，增加物流关联信息，如出运日期等。其次，需特别关注合同条款中的相关附加条款的执行情况，包括质保金、返利政策、索赔记录等特殊条款的执行情况，相关的金额需及时进行核对确认。再次，Credit Note覆盖的交易范围、抵扣事项需明确，例如Credit Note是否可抵扣模具费、产品设计费等，是否可抵扣签发日前的交易或仅限抵扣未来交易等。

第四，建议应用自动化工具留存好交易及对账记录。老买家的合作常常延续数年，为防止人员更迭导致单据遗失、邮件丢失等问题，应建立电子化档案管理，如使用云存储或ERP系统归档交易及对账记录。采用支持跨币种转换、异常自动标记等功能的对账软件。

来源：中信保